Сахалинские отделы ЗАГС продолжают переводить архивы в цифровой вид. В дальнейшем это позволит иметь единую региональную – и затем федеральную – базу данных. Чтобы получить тот или иной документ, гражданам не придется писать запросы и неделями ждать ответа из того или иного района. На конец 2016 года было оцифровано уже примерно 80 % всего архива актовых записей Сахалинской области. Правда, новые требования это весной заставили работников заново поднять все архивные записи.
Городские и районные отделы ЗАГС Сахалинской области перешли с бумажных на цифровые записи в 2003 году. С оцифровкой старых архивов было сложнее – в отдельных учреждениях есть тысячи записей даже за двадцатые годы XX века. Серьезная работа над этим началась около десяти лет назад и, по постановлению федерального правительства, должна закончиться к декабрю 2019 года.
– В перспективе такой архив будет актуален, например, для людей, не живущих на «малой родине», – рассказал astv.ru ведущий консультант агентства ЗАГС Сахалинской области Алексей Борисов. – Когда его полностью сформируют, отпадет необходимость отправлять запросы в тот или иной отдел. Свидетельство или справку станет возможным получить по месту требования в день обращения. Также использование базы данных не просто упрощает поиск нужных актовых записей, но и существенно ускоряет весь процесс оказания государственных услуг гражданам.
В текущий год несколько городов и районов Сахалинской области вступили с полностью – на 100 процентов – оцифрованными архивами. Среди них отделы ЗАГС в Аниве, Курильске, Макарове, Северо-Курильске, Смирных, Томари, Углегорске, Южно-Курильске. Объем записей – и современных, и архивных – превышает 2 миллиона. Однако в марте стали известны новые требования к оцифровке: теперь для каждой электронной записи потребуется больше архивных данных, чем раньше. Из-за этого специалисты будут вынуждены ещё раз поднять все бумажные архивные записи и внести в базу недостающую информацию. Кроме этого, по вступившим в действие правилам все актовые записи должны быть оцифрованы независимо друг от друга двумя разными людьми. После этого еще должна пройти автоматизированная сверка результатов для исключения опечаток. Фактически весь архив актовых записей должен быть набран повторно.
Старейший отдел ЗАГС на Сахалине расположен в Александровске-Сахалинском. Его база документов берет начало с 1925 года. Архив того периода уже пришел в ветхое состояние.
Самый крупный отдел, Южно-Сахалинский, обработал 62 % бумажного архива. Это минимальный показатель в регионе в процентном отношении, но в абсолютных цифрах он означает больше 300 тысяч записей.
– Актовые книги заносят в базу данных не через сканирование, а путем ручного ввода текста, – рассказывает начальник Южно-Сахалинского отдела ЗАГС Оксана Карпович. – Случаются трудности. Кроме работы по формированию электронного архива, сотрудники ежедневно регистрируют более ста актовых записей. Для сравнения, в районах это число может варьироваться в пределах десяти. Кроме того, в разные годы правила заполнения документов различались, что затрудняет заполнение электронной формы.
Оцифровке подлежат все акты о рождении, смерти, заключении и расторжении брака, установлении отцовства и ряд других документов. Когда эта база начнет приносить реальную пользу гражданам, пока неясно: на федеральном уровне еще нет регламентов, которые заменили бы собой старые правила из «бумажной» эпохи. Все нормативные документы, которые действуют сегодня, ориентированы на 31 декабря 2019 года – последний день оцифровки архивов. Вероятно, эта дата и станет финальной точкой реализации проекта, который работники ЗАГС называют беспрецедентным по масштабам и сложности. Пока же документооборот для граждан по-прежнему идет через запросы в тот или иной отдел ЗАГС, и официальное время ответа на них составляет 30 дней.
